So với những căn hộ tập thể những năm 80, 90 của thế kỷ trước thì chung cư hay tòa nhà bây giờ được đầu tư khang trang và hiện đại hơn rất nhiều. Đó là điều tất yếu của xu thế phát triển chung trên toàn thế giới chứ không riêng gì tại Việt Nam. Do đó, nhiều chung cư, tòa nhà ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt và làm việc của đại bộ phận dân cư, đặc biệt là ở các thành phố lớn, thậm chí bây giờ ngay cả các thành phố ven đô hay các tỉnh lẻ cũng đã xuất hiện nhiều khu đô thị, tòa nhà lớn. Để phù hợp với thực tế thì Ban quản trị chung cư đã ra đời thay cho tổ trưởng khu tập thể hay tổ trưởng khu phố như trước kia, và đó là tổ chức chịu sự điều chỉnh khắt khe, giám sát chặt chẽ của pháp luật và cư dân.

Theo thông tư 02/2016/TT-BXD thì đối với nhà chung cư, cụm nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và trên 20 căn hộ thì bắt buộc phải thành lập Ban quản trị nhà chung cư, thông qua Hội nghị nhà chung cư. Ban quản trị tòa nhà là một tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và hoạt động theo mô hình hợp tác xã hoặc công ty cổ phẩn.

1. Mục đích thành lập Ban quản trị chung cư:

- Là tổ chức đại diện cho cư dân trong mọi trường hợp: cư dân chung cư bao gồm một tập hợp những con người nhiều thành phần trong xã hội cùng sinh sống và hoạt động trong một tòa nhà. Vì vậy, để điều hành một tập thể đó cầ có một nhóm  người là đại diện, đó chính là Ban quản trị. Họ sẽ là tổ chức để khách hàng, các cơ quan chức năng, các đơn vị địa phương …liên lạc trong mọi trường hợp, công việc liên quan đến tòa nhà.

- Hướng cư dân sinh hoạt theo một tổ chức nhất định và được điều hướng theo quy định của pháp luật: Ban quản trị cần phải hướng cư dân hoạt động và sinh sống theo pháp luật cũng như theo nội quy chung cư mà Hội nghị nhà chung cư hoặc ban quản lý nhà chung cư chuyên nghiệp đề ra. Điều đó góp phần to lớn trong việc đem lại một môi trường sống lành mạnh, an toàn và văn minh cho toàn bộ tòa nhà

- Là cầu nối giữa chính quyền, các cơ quan chức năn và cư dân: có thể nói Ban quản trị là một tổ chức chính quyền vì dân và gần dân nhất. Nó không những mang tầm quản lý xã hội mà đôi khi còn quản lý cả con người và chính trị. Do đó, mọi tâm tư, nguyện vọng của cư dân đều sẽ được phản ánh đúng, đủ, chính xác đến chính quyền và chính quyền cũng sẽ điều chỉnh hoặc phản hồi ngược lại qua Ban quản trị tòa nhà. Chỉ có điều đó cũng đủ thấy, Ban quản trị thực sự là một tổ chức chính trị trong dân cần được phát huy và gìn giữ nó lâu dài, bền vững.

2. Chức năng, nhiệm vụ của Ban quản trị chung cư:

Ngoài những quy định tại Điều 41, thông tư 02/2016/TT-BXD (để link để có thể xem được điều này) thì về cơ bản, Ban quản trị nhà chung cư còn có một vài chức năng, nhiệm vụ như sau:

- Phối kết hợp chặt chẽ với công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư trong mọi quyết sách liên quan đến thuchi hàng ngày của tòa nhà. Trên thực tế, làm sao để quản lý thu chi nhà chung cư tiết kiệm, hiệu quả thì tầm quan trọng của Ban quản trị rất lớn. Tuy đã thuê công ty quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp nhưng Ban quản trị vẫn là tổ chức gần dân nhất, hiểu dân nhất nên luôn biết dân cần gì và thiếu gì. Trên cơ sở đó sẽ tư vấn và phối hợp chặt chẽ với ban quản lý để vận hành tòa nhà một cách trơn tru, tiết kiệm mà hiệu quả cao.

- Ban quản trị chính là đơn vị tư vấn đắc lực, thậm chí đề xuất trong việc đưa ra phí dịch vụ trong nhà chung cư, giá trông giữ phương tiện trong nhà chung cư hoặc góp phần gia tăng một số nguồn thu khác trong tòa nhà.

- Ban quản trị là một tổ chức chịu trách nhiệm quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư mặc dù mọi chi tiêu của nó đều dựa trên quy chế hoạt động của tòa nhà cũng như pháp luật nói chung.

- Ban quản trị là một tổ chức đầu tiên và trên hết để ban quản lý tòa nhà tham vấn và hỏi ý kiến các vấn đề liên quan đến tòa nhà từ hành chính, tài chính, kỹ thuật đến các dịch vụ bảo vệ, an ninh, vệ sinh hoặc các dịch vụ gia tăng khác như quảng cáo, khai thác hạ tầng viễn thông…

- Ban quản trị còn thường là tổ chức hòa giải cơ sở đối với mọi khúc mắc, bất bình hay mẫu thuẫn của dân cư thậm chí kể cả những bất hòa trong gia đình.

 Ngày nay, tuy Ban quản trị đã là một tổ chức có pháp lý, hoạt động công khai và có tầm ảnh hưởng lớn hơn so với trưởng khu tập thể ngày trước, nhưng vẫn là một tổ chức mang tính chất “làm dâu trăm họ”. Bởi trong nhiều trường hợp, bản thân họ cũng vẫn đang công tác và khi về chung cư họ lại tiếp tục gánh vác công việc của khu chung cư, khiến công việc quá tải, nhiều thông tin chưa thể tiếp nhận và xử lý kịp thời ngay được. Và do đó, Ban quản lý lại là một đơn vị giúp việc hoặc thay mặt ban quản trị trong nhiều trường hợp để có thể giải quyết thắc mắc, khiến nghị của cư dân một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời.