Ban quản trị nhà chung cư là một tổ chức thay mặt cho các chủ sở hữu, người đang sử dụng (cư dân) để thực hiện các quyền và nghĩa vụ liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư theo quy định của pháp luật. Vì vậy, Ban quản trị nhà chung cư cũng sẽ đóng một vai trò lớn trong việc điều tiết tài chính, quản lý thu chi nhà chung cư hiệu quả, sao cho đúng quy định của pháp luật và đúng quy chế hoạt động của Ban quản trị tòa nhà:

1. Thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Theo thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15 tháng 02 năm 2016 thì Ban quản trị tòa nhà có thể thay mặt cư dân trong chung cư đề nghị thay thế đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư và điều chỉnh giá trị dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư. Công tác quản lý tài chính tòa nhà sẽ có sự phối kết hợp giữa ban quản trị chung cư và đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư.

Vì vậy, việc thay đổi giá trị dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư sẽ căn cứ vào:

- Giá thị trường lao động liên quan đến tiền lương và các chế độ khác ngoài lương dành cho người lao động.

- Giá trị hành hóa, vật tư như các máy móc, công cụ, dụng cụ, hóa chất…đầu vào của dịch vụ.

- Giá trị thương hiệu của công ty quản lý vận hành nhà chung cư : sẽ căn cứ vào thâm niên hay chất lượng dịch vụ mà ban quản lý tòa nhà có thể cung cấp đến cư dân. Tất nhiên một công ty quản lý vận hành nhà chung cư chất lượng sẽ đẩy giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư tăng hơn so với mặt bằng chung. Nhưng bù lại, cư dân trong chung cư sẽ được hưởng chất lượng dịch vụ tốt, chuyên nghiệp và an toàn hơn rất nhiều. Ngược lại, nếu một công ty quản lý vận hành nhà chung cư tại Quảng Ninh chưa chất lượng và chuyên nghiệp thì giá trị dịch vụ cũng sẽ giảm đi đôi chút. Tuy nhiên,theo kinh nghiệm và quan điểm lựa chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ thì Ban quản trị ngoài nên căn cứ vào nguồn tài chính hiện có để hợp tác với một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà cc uy tín.

 Giá trị dịch vụ thường sẽ được điều chỉnh vào thời điểm kết thúc hợp đồng dịch vụ hoặc vì những chính sách chung làm ảnh hưởng đến giá trị dịch vụ.

2. Quản lý kinh phí bảo trì nhà chung cư:

 BQT sẽ lập một tài khoản tại một tổ chức tín dụng đang hoạt động tại Việt Nam để quản lý quỹ bảo trì phần sở hữu chung của khu căn hộ và kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của cả tòa nhà chung cư.

 Theo điều 34 của Thông tư 02/2016/TT-BXD thì các hạng mục của nhà chung cư được sử dụng kinh phí bảo trì để bảo trì phần sở hữu chung như sau:

a. Bảo trì các hạng mục và phần diện tích thuộc sở hữu chung, thương sẽ bao gồm:

- Nhà sinh hoạt cộng đồng

- Không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chung trong nhà chung cư bao gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà, tường phân chia các căn hộ, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, lồng xả rác, hộp kỹ thuật, hệ thống cấp điện, cấp nước, cấp ga, hệ thống thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, thoát nước, bể phốt, thu lôi, cứu hỏa và các phần khác không thuộc phần sở hữu riêng của chủ sở hữu nhà chung cư;

b. Bảo trì hệ thống kỹ thuật tòa nhà thuộc sở hữu chung như:

 Thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống thông gió, hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, các thiết bị điện dùng chung, hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống cấp ga, lò sưởi trung tâm, phát thanh truyền hình, thông tin liên lạc, phòng cháy chữa cháy, cột thu lôi và các thiết bị khác dùng chung cho nhà chung cư.

c. Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với nhà chung cư, các công trình công cộng là Các công trình công cộng trong khu vực nhà chung cư nhưng không thuộc diện đầu tư xây dựng để kinh doanh hoặc phải bàn giao cho Nhà nước theo nội dung dự án đã được duyệt bao gồm sân chung, vườn hoa, công viên và các công trình khác được xác định trong nội dung của dự án đầu tư xây dựng nhà ở được phê duyệt.

d. Xử lý ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ, cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của nhà chung cư

e. Các hạng mục khác của nhà chung cư thuộc quyền sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc theo quy định của pháp luật về nhà ở

3. Các quyền và nghĩa vụ khác liên quan đến tài chính khu chung cư

- Phối kết hợp với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp xây dựng danh mục và mức thu các loại phí của tòa nhà như: phí dịch vụ trong nhà chung cư (dành cho khu căn hộ, khu văn phòng, khu thương mại hay các kios nhỏ cho thuê…), giá trông giữ phương tiện trong nhà chung cư

- Cùng đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư xây dựng danh mục chi cho nhà chung cư như chi Quản lý vận hành nhà chung cư, trích lập các quỹ dự phòng, các quỹ hoạt động (nếu có)…

- Báo cáo kết quả hoạt động thu, chi tài chính của ban quản trị, kết quả công việc bảo trì và việc thu, chi kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư để hội nghị nhà chung cư kiểm tra, giám sát, thông qua.

- Thực hiện các quyền và trách nhiệm khác quy định trong quy chế hoạt động, thu, chi tài chính của ban quản trị đã được hội nghị nhà chung cư thông qua.

 Như vậy, về cơ bản, Ban quản trị là tổ chức có quyền quyết định hoặc tham vấn ý kiến của cư dân về những quyết sách liên quan đến tài chính của tòa nhà. Công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư mà đại diện là ban quản lý tòa nhà chỉ là đơn vị được ủy quyền của Ban quản trị để thực hiện công tác thu chi và quản lý hành chính, chứng từ giúp cho Ban quản trị và cư dân.