Nói đến quản lý vận hành nhà chung cư là nói đến một loạt các nghiệp vụ khác nhau được phối kết hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để quá trình vận hành tòa nhà được thông suốt và an toàn. Vì vậy, quy trình quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm nhiều quy trình của các bộ phận khác nhau. Cụ thể như sau:

Mục lục

1. Quy trình quản lý dịch vụ

2. Quy trình quản lý tài chính

3. Quy trình quản lý hành chính văn phòng

4. Quy trình quản lý nhân sự

5. Quy trình quản lý khách hàng

6. Quy trình quản lý các nhà thầu

7. Quy trình báo cáo

 

1. Quy trình quản lý dịch vụ:

Dịch vụ quản lý tòa nhà bao gồm 3 dịch vụ chính như: dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật, dịch vụ an ninh, dịch vụ vệ sinh.

a. Quy trình dịch vụ vận hành hệ thống kỹ thuật.

- Kiểm tra và khảo sát toàn bộ các hệ thống gắn liền với tòa nhà.

- Đánh giá thực trạng hệ thống.

- Đưa ra quy trình vận hành từng hệ thống, với tiêu chí an toàn và hiệu quả.

- Đề xuất phương án giải quyết các sự cố phát sinh.

b. Quy trình dịch vụ an ninh.

- Khảo sát thực địa tòa nhà, an ninh khu vực, chú ý lối ra vào của chung cư.

- Đề xuất phương án bố trí nhân viên.

- Xây dựng quy trình làm việc của từng chốt.

- Xây dựng quy trình phối kết hợp các bộ phận lúc khẩn cấp.

c. Quy trình dịch vụ vệ sinh.

- Khảo sát thực tế bề mặt tòa nhà.

- Đánh giá thực trạng và quy mô bề mặt.

- Triển khai công việc tại từng vị trí.

- Xây dựng quy trình phối kết hợp các bộ phận lúc khẩn cấp.

2. Quy trình quản lý tài chính:

- Xây dựng quy trình thu tài chính.

- Xây dựng quy trình chi quỹ tiền mặt.

- Xây dựng quy trình báo cáo thuchi thường kỳ và định kỳ.

- Phối kết hợp với các bộ phận để thực hiện các công việc trên.

3. Quy trình quản lý hành chính văn phòng:

- Xây dựng quy trình chuyển nhận thư tín, chứng từ, văn bản.

- Xây dựng quy trình tiếp nhận phản hồi ý kiến khách hàng.

- Xây dựng quy trình báo cáo số liệu định kỳ.

- Phối kết hợp các bộ phận để triển khai công việc.

4. Quy trình quản lý nhân sự:

- Xây dựng quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự dự án.

- Xây dựng chế độ quản lý và phân phối nhân sự.

- Phối kết hợp các bộ phận để triển khai công việc.

5. Quy trình quản lý khách hàng:

- Thực hiện tiếp nhận và giải quyết thắc mắc, góp ý của khách hàng.

- Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng đến làm việc và thăm hỏi tại tòa nhà.

- Phối kết hợp với bộ phận an ninh để đảm bảo an ninh tòa nhà.

6. Quy trình quản lý các nhà thầu:

- Thu nhận ý kiến và nhu cầu của cư dân cũng như tập thể.

- Lên kế hoạch mời nhà thầu.

- Quản lý nhà thầu.

- Thu phí dịch vụ (nếu có).

7. Quy trình báo cáo:

- Báo cáo hàng ngày.

- Báo cáo hàng tuần.

- Báo cáo hàng tháng.

- Báo cáo hàng quý.

- Báo cáo hàng năm.