Quản lý vận hành nhà chung cư gồm rất nhiều hạng mục, trong đó hạng mục quản lý tài chính nhà chung cư cũng là một hạng mục chính yếu và quan trọng. Vì vậy, xây dựng quy trình quản lý tài chính chuẩn mực có thể, quản lý tài chính tòa nhà hiệu quả và phù hợp với đặc điểm riêng của mỗi tòa nhà là công việc của  ban quản trị tòa nhà, các Giám đốc Ban quản lý chung cư.

 

1. Quản lý nguồn thu tại tòa nhà chung cư

2. Quản lý nguồn chi của tòa nhà chung cư

3. Quản lý tồn quỹ

 

1. Quản lý nguồn thu tại tòa nhà chung cư:

- Lập kế hoạch thu của tòa nhà: lên kế hoạch thu hàng tháng, hàng quý, hàng năm:

- Nội dung thu:

Tại tòa nhà sẽ có rất nhiều khoản thu, tạm thời chia ra làm 2 khoản thu lớn:

+ Thu thường kỳ: là các khoản thu mà tháng nào đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cũng phải tổ chức thu như: tiền phí dịch vụ căn hộ, phí dịch vụ khu văn phòng, tiền gửi các loại xe theo tháng, tiền thuê diện tích trống (nếu có),…

+ Thu đột xuất: là các khoản thu không thường xuyên, mà phát sinh tại từng thời điểm thu như thu các loại tiền phạt, truy thu các loại phí…

- Số tiền thu: Tùy thuộc vào quy định và mục đích thu các loại tiền khác nhau thì số tiền sẽ khác nhau

- Thời điểm thu: tùy thuộc vào loại phí và thời điểm thu khác nhau

+ Thu thường kỳ: thường sẽ thu từ ngày mùng 7 đến ngày 15; có thể sớm hoặc muộn hơn những ngày trên, tùy thuộc quy định của từng BQL.

+ Thu đột xuất: phụ thuộc thời điểm phát sinh

- Cách thức thu:

+Thu chuyển khoản là hình thức đang được các công ty quản lý vận hành chung cư Housecare áp dụng và khuyến khích áp dụng để hạn chế chi phí quản lý, theo dõi mà chứng từ lại rõ ràng, hợp lệ.

+ Thu tiền mặt: thu tiền mặt tại bộ phận kế toán, lễ tân ở dự án

- Chuẩn bị thu:

- Lập bảng thu chi tiết.

Đối với những khoản thu định kỳ, đã có dữ liệu và quy định, bộ phận kế toán nên lập bảng thu chi tiết để theo dõi tiến độ thu cũng như liệt kê ra chi tiết thu những khoản nào, bao nhiêu tiền để cư dân nắm rõ.

- Chuẩn bị phiếu thu (phiếu thu tay, phiếu thu máy…)

Phiếu thu có thể được chuẩn bị trước đối với những khoản thu định kỳ theo quy định để giảm thiểu thời gian giao dịch cho cư dân.

Song song với việc đó, chúng ta cũng có thể chuẩn bị phiếu thu điện tử và gửi thông báo qua email cho cư dân để họ nắm được chi tiết các khoản thu, khuyến khích việc giao dịch qua mạng, nhanh chóng và chính xác.

- Tiến hành thu:

- Viết phiếu thu:

Đối với những khoản thu trực tiếp bắng tiền mặt, kế toán phải viết phiếu thu theo đúng nguyên tắc tài chính, đảm bảo phiếu thu hợp lệ để trở thành chứng từ đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.

- Thu tiền:

+ Tiền mặt: Tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu.

+ Chuyển khoản: tiến hành đối chiếu số tiền xem có đúng với nội dung thu và chi tiết các khoản thu hay không.

- Kiểm tiền

Đối với thu tiền bằng tiền mặt, chúng ta cần kiểm đếm tiền để xác nhận số lượng và chất lượng tiền. Đây là việc làm quan trọng trong thu chi tiền mặt, tránh sai sót và thu phải tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông (giả, rách, cũ, nát, mờ…)

- Ký nhận, đóng dấu phiếu thu:

Sau khi xác nhận số lượng, chất lượng tiền và đối chiếu chứng từ phù hợp với số tiền, hai bên tiến hành ký nhận và đóng dấu phiếu thu để xác nhận giao dịch thu tiền là thực sự.

- Trả phiếu thu:

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư sẽ trả lại phiếu thu cho dân cư để dân cư làm bằng chứng cho những lần giao dịch sau, nếu cần.

Như vậy, suốt cả quá trình, Housecare luôn khuyến khích quý cư dân, chủ sở hữu, khách thuê tại tòa nhà sử dụng các dịch vụ trực tuyến để giảm thiểu chi phí đi lại, in ấn và theo dõi khoản thu, cũng như đảm bảo tính an toàn, chính xác của các khoản thu.

- Quản lý số tiền thu được hàng ngày:

- Phân loại tiền:

Sau khi số tiền thu được sẽ được phân loại tiền theo từng mệnh giá để tổng kết nó được chính xác và dễ dàng hơn.

- Bó tiền:

Bó tiền theo từng loại một.

- Hoàn thiện nhật ký thu tiền theo ngày:

Nhật ký thu tiền hàng ngày sẽ thể hiện đầy đủ các nội dung thu tiền và số tiền thu. Ngoài ra, nó còn thể hiện số lượng tiền từng mệnh giá và tổng số tiền thu được.

Nhật ký thu tiền rất quan trọng trong quá trình hoạt động của một đơn vị quản lý vận hành chung cư.

- Lưu trữ:

+ Tiền mặt được cất vào tủ/két/nơi an toàn

+ Chứng từ được lưu giữ cẩn thận tại nơi an toàn theo quy định.

 

2. Quản lý nguồn chi của tòa nhà chung cư:

- Lên kế hoạch chi tổng thể cho tòa nhà:

Cũng như các khoản thu, các khoản chi tại tòa nhà chung cư cũng được chia thành 2 khoản rõ rệt:

- Chi thường xuyên: là những khoản chi theo tháng, quý, năm như chúng ta vẫn thấy. Các khoản đó sẽ là tiền nước, tiền điện, tiền phí dịch vụ khác… sẽ được chi hàng tháng. Một số loại tiền được trích để chi hàng quý, hàng năm như tiền sửa chữa nhỏ, tiền mua xăng chạy máy phát khi mất điện, tiền tập huấn PCCC, tiền chi trang trí Lễ, Tết.. thì sẽ được trích lập quỹ hàng tháng; và chi thực tế vào thời điểm phát sinh.

- Chi đột xuất: khoản chi này thường phát sinh ít và sẽ được xem xét chi tại thời điểm phát sinh.

- Tiến hành chi:

- Trình chi:

Trước khi chi, kế toán cần trình chi tiết các khoản chi cho lãnh đạo biết để xin phê duyệt, phương thức có thể bằng miệng, bằng văn bản hoặc bằng trực tuyến.

- Lập phiếu chi:

Kế toán lập phiếu chi theo đúng quy trình kế toán để có chứng từ hợp lệ sử dụng cho hạch toán về sau.

- Tiến hành chi:

Kế toán kiểm đếm tiền và chi cho bên nhận, chờ bên nhận kiểm đếm tiền và kiểm tra chứng từ chi.

- Ký nhận và trả phiếu chi:

Các bên tiến hành soát xét, đối chiếu tiền và chứng từ lần cuối để ký nhận và đóng dấu. Sau đó, phiếu chi sẽ được trả lại bên người nhận tiền; còn 1 liên lưu tại đơn vị quản lý vận hành tòa nhà chung cư để làm bằng chứng cho những lần tổng hợp số liệu về sau của ban quản lý chung cư.

- Lưu trữ chứng từ chi:

Chứng từ chi được lưu trữ đầy đủ tại bộ phận hành chính, kế toán, bộ phận khác (nếu yêu cầu) một cách gọn gàng, an toàn để làm căn cứ hạch toán.

Sau khi tập hợp đủ chứng từ chi, cũng như quy trình thu, chúng ta phải lập nhật ký chi hàng ngày để có thể rà soát lại các khoản chi một cách chính xác và tỷ mỷ.

 

3. Quản lý tồn quỹ:

Tồn quỹ cuối ngày được hiểu là khoản tiền còn lại trong quỹ của đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư chuyên nghiệp. Nó sẽ bằng số tiền tồn đầu ngày cộng với chênh lệch số tiền thu vào và chi ra. Tồn quỹ này cũng được ghi nhận bằng nhật ký quỹ hàng ngày và được lưu trữ đầy đủ, an toàn theo quy định của kế toán.

Quy trình thu chi và quản lý tiền mặt tại các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư  chuyên nghiệp khá phức tạp bởi số tiền tồn quỹ không nhiều nhưng số lượng các khoản thu nhiều, lắt nhắt nhiều khoản. Vì vậy, để hạn chế sai sót và đảm bảo công khai, minh bạch, tùy thuộc vào đặc trưng của từng tòa nhà mà ban quản lý tòa nhà chung cư sẽ quyết định mức độ triển khai quy trình tài chính như thế nào để hợp lý cho các bên.