Quản lý hành chính tòa nhà là một phần của công tác quản lý vận hành tòa nhà, đặc biệt là tòa nhà chung cư.

1. Quản lý hồ sơ nội bộ

2. Quản lý công văn đi

3. Quản lý công văn đến

 

1. Quản lý hồ sơ nội bộ:

Trong một tòa nhà, đặc biệt là tòa nhà chung cư, gồm rất nhiều hồ sơ liên quan. Thông thường nó sẽ có những hồ sơ sau:

- Hồ sơ kết cấu, xây dựng tòa nhà

- Hồ sơ kỹ thuật điện của tòa nhà

- Hồ sơ kỹ thuật nước

- Hồ sơ phòng cháy chữa cháy

- Hồ sơ tài chính nội bộ

- Hồ sơ hệ thống thang máy tòa nhà

- Hồ sơ hệ thống điều hòa thông gió

- Hồ sơ hệ thống BMS

- Hồ sơ Phòng cháy chữa cháy

- Thông tin cư dân

- Thông tin phương tiện chung cư

- Hồ sơ hệ thống khác (nếu có)

Tất cả các hồ sơ trên sẽ được phân loại và lưu trữ cẩn thận bằng file cứng, đựng trong tủ chống cháy.

Hồ sơ này không chỉ có hồ sơ gốc mà còn phải lưu toàn bộ hồ sơ các lần phát sinh, như nâng cấp, sửa chữa hay thay thế để tiện cho công tác tra cứu và vận hành trong thực tế. Việc phát sinh phải được ghi vào nhật ký phát sinh của từng hệ thống để công tác quản lý chứng từ hồ sơ được thông suốt.

 

2. Quản lý công văn đi:

Phát sinh công văn

- Lý do phát sinh

- Soạn công văn

- Hoàn thiện (phê duyệt nội dung…)

In công văn và trình ký

- In công văn: chú ý in đủ bản gửi đi và in thêm ít nhất 1 bản để lưu lại.

- Trình ký và đóng dấu

Gửi công văn đi

- Chuyển công văn trực tiếp cần xin xác nhận đã nhận của bên nhận

- Chuyển công văn bằng chuyển phát nhanh, cần xin lại xác nhận bên nhận đã nhận công văn

Lưu công văn

- Lưu bản công văn vào file tương ứng

- Hàng năm đóng gói công văn đi và lưu trữ vào tủ chống cháy

 

3. Quản lý công văn đến:

Có công văn đến

- Ký nhận

- Vào sổ

- Chuyển bộ phận liên quan

Lưu công văn

- Lưu bản công văn vào file tương ứng

- Hàng năm đóng gói công văn đến và lưu trữ vào tủ chống cháy

 

Quản lý hành chính trong tòa nhà chung cư thì quan trọng nhất là phần hồ sơ nội bộ của tòa nhà. Phần hồ sơ này giúp ích rất nhiều trong công tác quản lý vận hành nhà chung cư. Trong đó, phần phát sinh nhiều nhất và phải tra cứu thường xuyên là thông tin cư dân, thông tin về tình hình trông giữ phương tiện chung cư. Do đó, chúng tôi khuyến cáo các đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư cần thu thập và lưu trữ hồ sơ nội cho thật cẩn thận và tỷ mỷ.