Quy trình quản lý các nhà thầu là một trong các quy trình trong công tác quản lý vận hành nhà chung cư.

1. Tiếp nhận nhu cầu sử dụng nhà thầu

2. Làm thủ tục cho nhà thầu tiếp cận công trình

3. Theo dõi quá trình hoạt động của nhà thầu

4. Làm thủ tục cho nhà thầu ra khỏi tòa nhà

 

1. Tiếp nhận nhu cầu sử dụng nhà thầu:

- Chủ nhà kê khai thông tin: Khi chủ căn hộ/người thuê/người sử dụng/người sở hữu (gọi tắt là cư dân) có nhu cầu cải tạo, sửa chữa, thay thế hoặc lắp mới bất kể thiết bị gì trong căn hộ/văn phòng của mình cần phải được sự cho phép của đơn vị quản lý tòa nhà. Khi đó, chủ hộ sẽ phải xuống Ban quản lý tòa nhà để khai báo và điền mẫu thông tin, nội dung sửa chữa. Bản kê khai phải đầy đủ nội dung cơ bản sau như:

+ Họ tên người yêu cầu

+ Địa chỉ căn hộ

+ Nội dung sửa chữa, thay thế, cải tạo, lắp mới

+ Thời gian dự tính, từ ngày….đến ngày….

+ Cam kết tuân thủ nội quy, quy định chung của tòa nhà.

+ ….

- Kiểm tra và khảo sát địa điểm thực hiện thi công.

- Làm tờ trình xin ý kiến trưởng ban quản lý về việc thi công của căn hộ (khi trình kèm theo tờ kê khai của chủ nhà).

- Sau khi lãnh đạo phê duyệt, báo lại với chủ nhà để họ chuẩn bị thi công.

- Thu tiền đặt cọc (nếu có) theo đúng quy trình tài chính hiện hành.

 

2. Làm thủ tục cho nhà thầu tiếp cận công trình:

- Tiếp nhận thông tin của chủ nhà về việc thi công của nhà thầu.

- Khi nhà thầu đến vào sổ theo dõi:

- Thời gian ra, vào của nhà thầu

- Số lượng nhân công cùng với thông tin cá nhân kèm theo

- Máy móc, thiết bị kê khai kèm theo

 

3. Theo dõi quá trình hoạt động của nhà thầu

- Theo dõi công tác thi công của nhà thầu có làm sai khác so với thiết kế hoặc bản vẽ ban đầu hay không. Công việc có làm sai lệch hoặc ảnh hưởng đến kết cấu chung của tòa nhà hay không

- Công tác an ninh, an toàn, phòng chống cháy nổ có đảm bảo hay không?

- Công tác vệ sinh sau thi công như thế nào?

- Kiểm soát tiếng ồn có tốt không?

- ….

Quá trình theo dõi này cũng cần có nhật ký công việc kèm theo, nếu có phát sinh ngoài thiết kế hoặc bản vẽ, hay làm sai lệch kết cấu tòa nhà ảnh hưởng đến mỹ quan hoặc an toàn chung của cư dân trong tòa nhà, ban quản lý cần lập biên bản và có chế tài phù hợp để hạn chế mức thấp nhát những rủi ro kèm theo.

 

4. Làm thủ tục cho nhà thầu ra khỏi tòa nhà:

- Thu phí hoặc lệ phí (nếu có) bằng cách khấu trừ tiền đặt cọc ban đầu hoặc đóng thêm nếu thiếu.

- Kiểm soát đồ đạc, máy móc thiết bị mang ra khỏi tòa nhà

- Kiểm soát số lượng người và thông tin cá nhân của nhân viên thi công khi ra tòa nhà.

- Ghi nhật ký công việc và tình hình hiện trạng sau thi công