Sau khi dự án tòa nhà chung cư hoàn tất giai đoạn xây dựng, đi vào bàn giao để sử dụng thì cần phải có Ban quản lý tòa nhà chung cư đảm nhận công tác quản lý, vận hành tòa nhà. Hiện nay, có hai mô hình quản lý tòa nhà chung cư phổ biến:

 

Đơn vị quản lý vận hành chung cư trực thuộc chủ đầu tư

Đơn vị quản lý vận hành chung cư thuê ngoài

 

1. Đơn vị quản lý vận hành chung cư thuộc chủ đầu tư

 

Trong mô hình này, đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư được tổ chức theo một trong hai hình thức sau đây:

- Chủ đầu tư trực tiếp nắm quyền quản lý hoặc ủy quyền cho đơn vị trực thuộc chủ đầu tư (thường là các công ty con của chủ đầu tư) quản lý vận hành; hoặc

- Chủ đầu tư đứng ra thuê đơn vị quản lý vận hành chung cư bên ngoài.

Đối với tòa nhà chung cư, Hội nghị nhà chung cư lần đầu được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ trong tòa nhà chung cư được bàn giao (trong đó bao gồm cả những căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại, không bán) và trong thời hạn 12 tháng tính từ ngày được bàn giao đưa vào sử dụng. Trước khi đủ các điều kiện tổ chức Hội nghị nhà chung cư như trên, chủ đầu tư dự án phải là người thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư theo quy định. Khi đã đủ điều kiện tổ chức Hội nghị nhà chung cư và thành lập được Ban quản trị nhà chung cư, chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao quyền quản lý vận hành, hồ sơ nhà chung cư và khoản phí bảo trì nhà chung cư lại cho Ban quản trị.

 

2. Đơn vị quản lý vận hành chung cư là của cư dân

 

Ban quản trị chung cư có thể bắt buộc thành lập hoặc không bắt buộc thành lập tùy theo từng loại nhà chung cư, theo quy định của Luật Nhà ở. Đối với nhà chung cư bắt buộc thành lập Ban quản trị, Ban quản trị nhà chung cư lúc này có tư cách pháp nhân, có con dấu và thực hiện các quyền, trách nhiệm quy định tại khoản 1 Điều 104 của Luật nhà ở 2014. Ban quản trị nhà chung cư có quyền thay mặt cư dân chung cư ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với chủ đầu tư hoặc đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư sau khi đã được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn theo quy định tại điểm d khoản 3 Điều 102 của Luật nhà ở 2014.

Đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư là tổ chức hoặc doanh nghiệp, phải có đủ chức năng, năng lực theo quy định tại Khoản 1 Điều 28 của Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư số 02/2016/TT-BXD, và phải có tên trong danh sách được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Cục Quản lý nhà và thị trường bất động sản và của Bộ Xây dựng. Đơn vị quản lý vận hành có thể thuộc chủ đầu tư hoặc thuê ngoài các đơn vị được phép quản lý và vận hành nhà chung cư khác.

 

Trước thời điểm Luật Nhà ở năm 2014 có hiệu lực, người dân không chú ý nhiều đến việc thành lập Ban quản trị nhà chung cư, nhiều người còn cho rằng Ban quản trị này hữu danh vô thực. Sau khi Luật Nhà ở năm 2014 có hiệu lực, Ban Quản trị nhà chung cư đã có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng, có thẩm quyền nhân danh chính mình thực hiện các giao dịch với nhà quản lý vận hành nhà chung cư hay các nhà cung cấp dịch vụ, thiết bị. Việc này đem đến quyền lợi cao hơn cho các chủ sở hữu trong khu chung cư, cũng như đảm bảo lợi ích cho các chủ thể khác khi tham gia giao dịch với Ban Quản trị. Ban quản trị giống như Hội đồng quản trị của công ty, ra các quyết định nhân danh và vì lợi ích của cư dân. Khi ấy, cư dân cần có Ban kiểm soát tồn tại độc lập với Ban quản trị nhằm kiểm tra, giám sát hoạt động của Ban quản trị nhằm đảm bảo phù hợp với các quy định, quy chế pháp lý và lợi ích của cư dân. Bên cạnh đó, việc đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư tồn tại độc lập với chủ đầu tư và cư dân cũng cần thiết không kém.

Cư dân mới là người chủ đích thực của chung cư, nhưng hầu hết cư dân chung cư ở nước ta hiện nay không nắm được các vấn đề liên quan đến quản lý chung cư như quản lý chung cư gồm những công tác nào, thực hiện ra sao, theo tiêu chuẩn gì,…, do vậy thường xả ra các hiểu lầm, tranh chấp trong quá trình quản lý vận hành nhà chung cư. Do vậy, việc thành lập Ban quản trị và có đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư tách rời khỏi hai chủ thể trên (chủ đầu tư và cư dân) là rất cần thiết nhằm đảm bảo quyền lợi và việc thương thảo giữa hai bên có hiệu quả nhất, phát huy hết giá trị của nhà chung cư.