Ngày nay, để thuận tiện trong công tác quản lý vận hành các tòa nhà chung cư mới bàn giao thì hầu hết các chủ đầu tư đều có chức năng quản lý vận hành tòa nhà chung cư. Theo đó, sau khi đầu tư xây dựng tòa nhà, họ sẽ tiếp tục quản lý vận hành tòa nhà chung cư ít nhất là cho đến khi thành lập Ban quản trị tòa nhà.

Sau khi ban quản trị tòa nhà được thành lập và hoạt động theo đúng luật, tùy vào tình hình thực tế và thỏa thuận của các bên mà ban quan trị tòa nhà tiếp tục thuê chủ đầu tư quản lý vận hành (hoặc đơn vị được chủ đầu tư thuê quản lý vận hành) hay thuê một đơn vị khác quản lý vận hành tòa nhà/cụm tòa nhà đó.

Nếu không có sự thay đổi nhà thầu quản lý vận hành tòa nhà thì công tác bàn giao có phần đơn giản hơn rất nhiều, chỉ đơn giản là bàn giao về mặt quyền lực, chủ thể hợp đồng, nặng về mặt hành chính. Trong trường hợp thay đổi nhà thầu quản lý vận hành thì công tác bàn giao thực sự phải được quan tâm và chú trọng, Ban quản trị nhà chung cư có thể sẽ cần đến sự tư vấn bàn giao nhà chung cư an toàn. Công tác bàn giao nhà chung cư gồm những mục cơ bản như sau:

 

1. Số lượng hồ sơ cần bàn giao của tòa nhà

2. Chất lượng hồ sơ của tòa nhà

3. Thực trạng tòa nhà

4. Tài chính thường xuyên của chung cư

 

1. Số lượng hồ sơ của tòa nhà cần bàn giao:

BAN QUẢN TRỊ CẦN CHÚ Ý GÌ TRONG CÔNG TÁC NHẬN BÀN GIAO TÒA NHÀ TỪ CHỦ ĐẦU TƯ

Chủ đầu tư có trách nhiện lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ bao gồm:

- Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng nhà chung cư đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, bao gồm hồ sơ pháp lý của dự án và hồ sơ hoàn công tho quy định của pháp luật. Đối với nhà chung cư không còn hồ sơ pháp lý, hồ sơ hoàn công thì phải lập hồ sơ đo vẽ lại nhà chung cư.

- Quy trình bảo trì nhà chung cư do chủ đầu tư lập và phê duyệt theo quy định của pháp luật về xây dựng.

- Quy trình bảo trì các thiết bị thuộc phần sở hữu chung của nhà chưng cư do nhà chung cung cấp thiết bị lập (thông thường sẽ gồm có các hệ thống điện, hệ thống nước, thang máy, PCCC, thông tin liên lạc…)

- Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế được phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho đối tượng khác nhau như chủ sở hữu, người thuê, văn phòng, TTTM…

Toàn bộ hồ sơ trên được bàn giao cho ban quản trị để ban quản trị lưu trữ, quản lý và tra cứu khi cần thiết.

2. Chất lượng hồ sơ của tòa nhà

Trong quá trình nhận bàn giao hồ sơ, ban quản trị cũng cần quan tâm đến chất lượng hồ sơ như:

- Nội dung sát thực không.

- Có bị tẩy xóa, thay đổi số liệu không.

- Có bị mờ hay rách nát.

Để thẩm định được chất lượng hồ sơ, ban quản trị cần thuê tư vấn hoặc có người hiểu biết rõ về lĩnh vực xây dựng nhà cao tầng cũng như vận hành, bảo trì các hệ thống trong tòa nhà. Nếu thời điểm bàn giao, ban quản trị đã tìm được nhà thầu cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chung cư thì nên tham vấn ý kiến cũng như tham mưu của đơn vị quản lý vận hành. Đó chính là nguồn tham khảo thiết thực và sát với thực tế tòa nhà nhất.

3. Thực trạng tòa nhà:

Hai mục trên mới chỉ đề cập đến hồ sơ và tính xác thực của hồ sơ. Nhưng thực trạng tòa nhà là một trong những điều quan trọng bậc nhất trong quá trình bàn giao. Vì chính thực trạng tòa nhà cho ban quản trị biết được chi phí cần trong tương lai để duy trì hoạt động của tòa nhà ở tình trạng ổn định và bền vững, đồng thời có phương án quản lý rủi ro nhà chung cư hiệu quả.

- Kiểm tra toàn bộ phần xây dựng của tòa nhà, ghi nhận thực trạng và cách khắc phục sự cố.

- Kiểm đếm số lượng từng hạng mục trang thiết bị tòa nhà, ghi nhận và báo cáo các bên.

- Kiểm tra thực trạng hoạt động toàn bộ trang thiết bị tòa nhà từ những bóng đèn nhỏ cho đến hệ thống máy móc lớn như hệ thống máy bơm, hệ thống thang máy, hệ thống điện dự phòng…

- Sau khi có ghi nhận các thông số về mặt kết cấu cũng như trang thiết bị kỹ thuật tòa nhà. Ban quản trị và chủ đầu tư cần bàn bạc lại để phân định quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc khắc phục sự cố, đảm bảo hoạt động của tòa nhà được duy trì ổn định và an toàn.

4. Tài chính thường xuyên của chung cư:

Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành chung cư mới cũng cần nhận bàn giao lại tình trạng tài chính thường xuyên của chung cư.

- Các nguồn thu sẽ gồm: thu phí dịch vụ, phí gửi xe, tiền điện (nếu có), tiền nước (nếu có), tiền phí khác theo thỏa thuận với cư dân hoặc ban quản trị.

- Các nguồn chi sẽ gồm: chi nhân sự quản lý, chi phí văn phòng quản lý, chi tiền nước (nếu có thu), chi tiền điện (nếu có thu), chi các dịch vụ kỹ thuật, an ninh, vệ sinh, chi chăm sóc cảnh quan, chi phun diệt côn trùng, chi xử lý rác thải, chi quan hệ ngoại giao…

Căn cứ vào các nguồn thu và chi trên, hai bên cũng cần ký với nhau biên bản ghi nhận:

- Các khoản nợ thu hoặc nợ chi mà chủ đầu tư (cụ thể là đơn vị quản lý cũ) còn đang để tồn đọng.

- Cách giải quyết các khoản nợ thu hoặc nợ chi đó.

- Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong việc giải quyết chúng và tất toán nợ của các bên.