Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty kinh doanh dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư. Việc này xuất phát từ nhu cầu phát triển thực tế của xã hội, đặc biệt là tại các khu đô thị, trung tâm lớn như Hà Nội hay TP Hồ Chí Minh. Thực tế cho thấy, dịch vụ này ngày càng phát triển, không chỉ theo chiều rộng mà thực sự đã, đang và sẽ phát triển bền vững theo chiều sâu của nó.

Một tòa nhà sau khi kết thúc phần xây dựng và đưa vào sử dụng, không thể thiếu công tác vận hành nó. Và đó chính là nhiệm vụ của các công ty cung cấp dịch vụ quản lý vận hành tòa nhà. Nhưng, vì sao cần có những đơn vị vận hành tòa nhà chuyên nghiệp. Sau đây là 7 lý do tiên quyết mà chắc hẳn các bạn đều sẽ quan tâm, dù các bạn là chủ đầu tư, ban quản trị, người sở hữu hay người thuê, mua các căn hộ, văn phòng, diện tích bên trong tòa nhà đó.

 

1. Tổ chức và vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà một cách an toàn, hiệu quả

2. Hoạch định, hướng dẫn mọi cá nhân, tổ chức liên quan sống và làm việc trong tòa nhà một cách văn minh, an toàn và tôn trọng pháp luật, tôn trọng không gian chung

3. Chịu trách nhiệm trong các nghiệp vụ liên quan đến phòng và chống rủi ro của tòa nhà (xử lý các sự cố cháy nổ, điện, nước , thang máy…).

4. Là trung gian khách quan trong mọi giao dịch giữa các bên: chủ đầu tư - chủ sở hữu- ban quản trị- người thuê, mua- chính quyền địa phương- khách hàng đến giao dịch tại tòa nhà...

5. Cung cấp trọn gói các dịch vụ vệ sinh, an ninh, duy trì cảnh quan, quản lý các nhà thầu bảo hành, bảo trì kỹ thuật…

6. Cân đối thu-chi tài chính sao cho thu đủ chi, không ảnh hưởng đển quỹ bảo trì của tòa nhà.

7. Góp phần lớn trong việc nâng cao giá trị tòa nhà.

 

1. Đơn vị quản lý tòa nhà là đơn vị duy nhất có thể tổ chức và vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà một cách an toàn, hiệu quả.

Đơn vị quản lý vận hành tòa nhà bao gồm nhiều cá nhân hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ khác nhau như kỹ thuật, an ninh, vệ sinh…Các cá nhân này ngoài trình độ chuyên môn nghề nghiệp bắt buộc cũng cần phải có chứng nhận quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Như vậy, để có thể hoạt động ở tòa nhà thì các cá nhân này cũng cần phải đồng thời có kỹ năng nghề nghiệp riêng biệt và kỹ năng quản lý tòa nhà nói chung. Do đó, yêu cầu tổ chức và vận hành hệ thống kỹ thuật tòa nhà một cách an toàn và hiệu quả không quá khó đối với một đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. An toàn và hiệu quả ở đây được hiểu là ngoài việc vận hành trơn tru, đúng quy trình ra còn có khả năng phòng và chống rủi ro trong quá trình vận hành. Đem lại cho cư dân cuộc sống an lành, yên ổn.

 

2. Đơn vị quản lý tòa nhà luôn luôn là nhà hoạch định, hướng dẫn mọi cá nhân, tổ chức liên quan sống và làm việc trong tòa nhà một cách văn minh, an toàn và tôn trọng pháp luật cũng như tôn trọng không gian chung của cả cộng đồng.

Tòa nhà là nơi tập chung nhiều cư dân nhất, thậm chí nhiều thành phần khác nhau trong xã hội. Họ sinh sống sát vách nhau, chung nhau toàn bộ các tiện ích công cộng như hành lang, thang máy, thang bộ, nhà rác…Điều này đòi hỏi ý thức của mỗi cư dân phải cao và luôn tôn trọng người khác. Để làm được điều đó, ban quản lý tòa nhà chung cư ngoài việc ban hành nội quy, quy chế thì cũng nhất định phải là cầu nối để tuyên truyền và hướng dẫn người dân thực hiện nếp sống văn minh trong khu dân cư cũng như trong tòa nhà. Bên cạnh đó, ban quản lý cũng có chế tài cụ thể đối với trường hợp người dân vi phạm nội quy, ảnh hưởng đến cuộc sống của cư dân khác. Đảm bảo sự công bằng và bình yên đến từng ngôi nhà, từng cá nhân.

 

3. Đơn vị quản lý tòa nhà là đơn vị trước tiên chịu trách nhiệm trong các nghiệp vụ liên quan đến phòng và chống rủi ro của tòa nhà (xử lý các sự cố cháy nổ, điện, nước , thang máy…).

Phức tạp nhất trong công tác quản lý tòa nhà chung cư chính là phòng và chống các rủi ro xẩy ra, đặc biệt là rủi ro cháy nổ trong tòa nhà. Để làm được điều này, ngoài việc các bộ phận phải phối kết hợp ăn ý, còn là công tác nghiệp vụ để phát hiện và xử lý kịp thời những sự cố, ngăn chặn nó sớm, không để nó lan nhanh và lan trên diện rộng. Yêu cầu này thật sự là thách thức lớn mà bất kể công ty quản lý tòa nhà uy tín, chuyên nghiệp nào cũng cần phải quan tâm và chú trọng.

 

4. Đơn vị quản lý tòa nhà là trung gian khách quan trong mọi giao dịch giữa các bên: chủ đầu tư - chủ sở hữu- ban quản trị- người thuê, mua- chính quyền địa phương- khách hàng đến giao dịch tại tòa nhà...

Trong quá trình vận hành tòa nhà sẽ có rất nhiều phàn nàn, thắc mắc, phản hồi đến từ nhiều bên khác nhau. Các ý kiến rất đa dạng, phản ánh nhiều góc độ khác nhau từ công việc đến cuộc sống. Vì vậy, nếu không phải là một đơn vị quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp, có kinh nghiệm thì không thể đủ kiến thức và trải nghiệm để trả lời mọi câu hỏi một cách thấu đáo và chặt chẽ được.

 

5. Đơn vị quản lý tòa nhà cung cấp trọn gói các dịch vụ vệ sinh, an ninh, duy trì cảnh quan, quản lý các nhà thầu bảo hành, bảo trì kỹ thuật… nhằm đảm bảo tất cả các hệ thống hoạt động nhịp nhàng và ăn khớp.

Dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư gồm nhiều dịch vụ nhỏ, phục vụ trọn gói từng yêu cầu của tòa nhà. Như vậy, nếu các bạn thuê riêng từng dịch vụ không phải là một quyết định thông minh, sáng suốt. Chắc chắn, tổng chi phí cho dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ tăng cao mà các bộ phận hoạt động sẽ xộc xệch, ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ nói chung. Do đó, một ban quản lý tòa nhà chung cư quản lý tất cả các dịch vụ phụ trợ bên dưới sẽ là mô hình phù hợp để đảm bảo hoạt động thống nhất, nhịp nhàng.

 

6. Đơn vị quản lý tòa nhà sẽ cân đối thu-chi tài chính sao cho thu đủ chi, không ảnh hưởng đển quỹ bảo trì của tòa nhà.

Tòa nhà chung cư mới thường có 2 nguồn thu chính là quỹ bảo trì tòa nhà và thu phí hoạt động hàng tháng. Quỹ bảo trì tòa nhà chỉ được sử dụng trong những trường hợp sửa chữa lớn hoặc bảo trì hệ thống sau khi hết thời gian bảo hành.

Như vậy, nguồn thu phí hoạt động hàng tháng chính là nguồn tài chính dành cho hoạt động quản lý tòa nhà. Nguồn thu này rất hạn hẹp, nó thường bao gồm:

- Phí dịch vụ khu vực cư dân.

- Phí dịch vụ khu vực thương mại (nếu có).

- Phí trông giữ xe (xe gửi tháng và xe vãng lai).

- Phí khai thác các tiện ích tòa nhà (nếu có).

- Phí khác (nếu có những thống nhất khác).

Vì danh mục thu cũng như tổng thu rất hạn chế nên việc cân đối để cung cấp một dịch vụ chất lượng, tiết kiệm và hiệu quả là công việc thường xuyên của các công ty quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp. Mỗi chung cư đều có những đặc thù riêng biệt với mức doanh thu khác nhau, thậm chí có những chung cư, doanh thu rất thấp, không đủ nguồn để duy trì dịch vụ quản lý chung cư dù chỉ ở mức tối thiểu. Khi đó, công ty quản lý chung cư cần phải nghiên cứu sâu hơn, khảo sát kỹ hơn để tư vấn cho khách hàng nhằm tăng nguồn thu nhằm tăng chất lượng dịch vụ nói chung để giữ gìn uy tín cho các bên.

 

7. Đơn vị quản lý tòa nhà hoạt động tốt, hiệu quả sẽ góp phần lớn trong việc nâng cao giá trị tòa nhà.

Một công ty quản lý chung cư uy tín, chuyên nghiệp sẽ góp phần đảm bảo mọi hoạt động trơn tru, khớp nối và đặc biệt là an toàn tuyệt đối, để cư dân an tâm sinh sống và học tập, làm việc. Hơn nữa, một không gian sạch sẽ, xanh sạch đẹp cũng là một điểm nhấn nhằm quảng bá hình ảnh tòa nhà với khách hàng đến thăm, chơi, giao dịch hoặc đi ngang qua. Do đó, công việc của nhà quản lý tòa nhà chuyên nghiệp không chỉ là giá trị nội bộ mà nó thật sự là hình ảnh PR cho các bên liên quan.

Với 7 lý do trên, chúng tôi hy vọng các bạn có thể hình dung ra một phần sự sâu rộng và phức tạp của dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư và tự có câu  trả lời cho mình trong việc có cần phải thuê một đơn vị vận hành chung cư chuyên nghiệp hay không?